Innovationsworkshop: in 3 Schritten zum Erfolg

Ein Innovationsworkshop ist kein Termin, in dem Ideen entstehen. Er ist der Rahmen, in dem einzelne Kreativitätstechniken so aneinandergereiht werden, dass am Ende eine Entscheidung möglich ist.

Der Unterschied ist wichtig. Ideen zu sammeln kann jede Runde in zwanzig Minuten. Aus vierzig Ideen drei tragfähige Konzepte zu machen, die jemand verantworten kann, ist die eigentliche Arbeit.

Die drei Schritte

Die Zeitverteilung überrascht viele. Das Sammeln fühlt sich wie der Kern an, ist aber der kürzeste Teil. Wer nur den Sammelteil plant und die Bewertung „danach im kleinen Kreis“ macht, verliert die Beteiligung und damit die Rückendeckung für das Ergebnis.

Ablaufplan für einen halben Tag

Der Block um 10:40 ist der, den man streichen möchte, wenn die Zeit knapp wird, und zugleich der, der am meisten bringt. Nach der ersten Sammelrunde liegen die naheliegenden Ideen auf dem Tisch. Der Impuls dahinter ist das, was den Workshop von einer Besprechung unterscheidet.

Teilnehmer auswählen

Nicht die Zahl entscheidet, sondern die Mischung. Vier Rollen sollten besetzt sein.

Machbarkeit meint jemanden, der sagen kann, ob es technisch geht. Kundennähe meint jemanden, der täglich mit Kunden spricht und nicht nur mit Auswertungen. Kostenverantwortung meint jemanden, der die wirtschaftliche Seite einschätzen kann. Und der Außenblick kommt von jemandem aus einem anderen Bereich oder von außerhalb, der die üblichen Annahmen nicht teilt.

Die vierte Rolle wird am häufigsten weggelassen und ist die wertvollste. Wer seit fünf Jahren im Thema steckt, kennt alle Gründe, warum etwas nicht geht. Genau die will man in der Sammelphase nicht hören.

Die Führungskraft ist am besten zu Beginn und am Ende dabei, dazwischen nicht. Anwesenheit von Vorgesetzten verändert die Runde spürbar. Beiträge werden vorsichtiger, und die erste Meinung von oben setzt die Richtung.

Aufgabe der Moderation

Die Moderation arbeitet am Verfahren und nicht an der Sache. Sie bewertet nicht, lobt nicht und bringt eigene Ideen allenfalls als Frage ein. Vier Aufgaben gehören dazu.

Zeit halten. Jede Phase hat ein Ende. Ein sichtbarer Timer nimmt der Moderation die undankbare Rolle des Mahners ab.

Bei zu früher Bewertung eingreifen. Freundlich, aber jedes Mal. Ein einziges unwidersprochenes „Das klappt bei uns nie“ verändert den Rest des Tages.

Bei Sackgassen die Methode wechseln. Wenn nach zehn Minuten nichts mehr kommt, hilft kein Zureden, sondern ein Wechsel. Reizwort einwerfen, Frage umdrehen, Perspektive vorgeben.

Dokumentieren lassen. Wer moderiert, kann nicht gleichzeitig protokollieren. Bei größeren Runden gehört diese Aufgabe an eine zweite Person.

Wenn die Moderation aus dem Fachbereich kommt, ist die Neutralität schwer durchzuhalten. Jemand aus einer anderen Abteilung ist fast immer die bessere Wahl.

Raum und Material

Pinnwände schlagen den Beamer, denn was an der Wand hängt, bleibt sichtbar, und was auf einer Folie war, ist weg. Mindestens eine Phase sollte im Stehen stattfinden, weil Menschen im Stehen anders denken als im Sitzen. Getränke und etwas zu essen gehören in den Raum, denn jede Suche nach Kaffee ist eine Unterbrechung.

Tageslicht klingt nach Nebensache und ist nach vier Stunden keine mehr. An Moderationsmaterial brauchen Sie Karten in drei Farben, dicke Stifte, Klebepunkte und Kreppband.

Was Sie darüber hinaus brauchen und was nur Ballast ist, steht unter Das richtige Werkzeug beim Einsatz von Kreativitätstechniken.

Checkliste zur Vorbereitung

• Fragestellung schriftlich, in einem Satz, lösungsneutral formuliert
• Ausgangslage aufbereitet mit Zahlen, Kundenstimmen, Wettbewerbsbeispielen
• Teilnehmer nach den vier Rollen ausgewählt, nicht nach Zuständigkeit
• Ablaufplan mit Zeiten und Methoden vorher festgelegt
• Raum mit Pinnwänden, Tageslicht, Stehmöglichkeit, Material und Timer
• Moderation und Protokollführung getrennt besetzt
• Entscheidungsbefugnis geklärt und Folgetermin bereits im Kalender

Der letzte Punkt ist der wirksamste. Wer den Folgetermin erst am Ende des Workshops sucht, findet ihn nicht.

Nachbereitung

Innerhalb von zwei Arbeitstagen sollte eine Zusammenfassung vorliegen, kurz, mit Fotos der Pinnwände und einer Tabelle der Aufgaben.

Ohne Namen und Datum ist es kein Ergebnis, sondern eine Erinnerung. Und beim Folgetermin steht diese Tabelle als erster Punkt auf der Tagesordnung, nicht als letzter.

Für größere Gruppen

Ab etwa zwanzig Teilnehmern funktioniert dieses Format nicht mehr. Die Sammelphase wird unübersichtlich, und in der Bewertung kommen nicht mehr alle zu Wort. Dann ist das World Café das passendere Format, denn es erzeugt Beteiligung auch bei hundert Personen, produziert dafür aber keine Entscheidung. Für die Entscheidung schließt man einen kleinen Workshop im ursprünglichen Format an.